Luận văn Hiện đại hóa Công tác Văn thư tại Viện hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ 
 ---/--- ---/--- 
 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 
 NGUYỄN THANH HÀ 
 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 
 TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 
 VIỆT NAM 
 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG 
 Chuyên ngành: Quản lý công 
 Mã số: 60 34 04 03 
 Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM 
 Hà Nội, 2016 
 LỜI CAM ĐOAN 
 Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá 
nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam. 
 Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và 
không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu 
của mình. 
 Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2016 
 Tác giả luận văn 
 Nguyễn Thanh Hà 
 LỜI CẢM ƠN 
 Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn 
chân thành, sâu sắc nhất tới TS. Nguyễn Bùi Nam vì sự tận tình hướng dẫn, 
giúp đỡ của tác giả trong quá trình thực hiện luận văn. 
 Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám đốc, các Thầy, cô 
giáo của Học viện Hành chính quốc gia đã tận tình, chu đáo trong quá trình 
giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi. Xin cảm ơn toàn thể cán bộ, nhân 
viên của Học viện Hành chính quốc gia đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất 
cho tác giả trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành chương trình 
cao học. 
 Xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các đồng nghiệp, bạn bè công 
tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã luôn động viên, 
quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu, để tôi có thể hoàn 
thiện luận văn này. 
 Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên 
cứu hoàn thành luận văn, nhưng do hạn chế về chuyên môn, kiến thức, nên 
chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Kính mong 
nhận được sự góp ý của các Thầy, cô giáo, của đồng nghiệp và các bạn học 
viên, để luận văn ngày càng hữu ích hơn. 
 Xin trân trọng cám ơn! 
 Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2016 
 Tác giả luận văn 
 Nguyễn Thanh Hà MỤC LỤC 
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2 
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3 
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6 
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU .................................................................. 7 
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA ................. 7 
 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư .......................................... 7 
 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ............................................................ 7 
 1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư .................................................. 8 
 1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư ................................................... 13 
 1.1.4. Nội dung công tác văn thư ............................................................. 15 
 1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư ............................................................ 20 
 1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư .................. 20 
 1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................ 22 
 1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư ................. 24 
Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY ...................................................... 27 
 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam..... 27 
 2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 27 
 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 27 
 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ................................................................... 29 
 2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện .......................................................... 33 
 2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và 
 Công nghệ Việt Nam ................................................................................ 34 
 2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn 
 lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến 
 nay ................................................................................................................ 37 
 2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư .............. 37 
 2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư ....................... 50 
 2.2.3.Về quản lý công tác văn thư ............................................................ 50 
 2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư ............... 51 2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm 
 khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay ....... 52 
 2.3.1. Những thành quả đạt được ............................................................. 52 
 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 53 
 2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................. 55 
Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG 
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM 
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY ........................ 59 
 3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn 
 thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ...................... 59 
 3.1.1. Phương hướng ................................................................................ 59 
 3.1.2. Yêu cầu ........................................................................................... 63 
 3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện 
 Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ............................................ 64 
 3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác văn thư ....... 64 
 3.2.2.Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về 
 nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức .............................. 66 
 3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 
 9001:2015 trong công tác văn thư ............................................................ 67 
 3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối 
 liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử ................. 73 
 3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại 
 hóa công tác văn thư................................................................................. 83 
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 86 
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 88 
 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 
 Chữ viết tắt Diễn giải 
CNTT Công nghệ thông tin 
CNVT Công nghệ viễn thông 
CNTT-TT Công nghệ thông tin – truyền thông 
CPĐT Chính phủ điện tử 
HLKH&CN Hàn lâm Khoa học và Công nghệ 
QPPL Quy phạm pháp luật 
TNHH Trách nhiệm hữu hạn 
 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU 
 Số hiệu Tên bảng/ biểu Trang 
 bảng/biểu 
Biểu 1.1 Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công 
 nghệ Việt Nam 33 
Bảng 2.1 Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013 - 2015 39 
Biểu 3.1 Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan, 
 tổ chức 78 
Bảng 3.1 Các mức độ tương tác trong Chính phủ điện tử 75 
 PHẦN MỞ ĐẦU 
 1. Tính cấp thiết của đề tài 
 Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển 
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, được gọi chung 
là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, 
viên chức mọi cơ quan, tổ chức. 
 Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của 
mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà 
nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây 
dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách 
có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, 
ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 
năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị 
định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó 
là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8/7/2004. 
 Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều 
bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, 
góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và 
phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 
từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch 
công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp 
trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải 
dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác 
và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin 
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn 
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực 
hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. 
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung 
 1 thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư, 
mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong 
công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng 
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ 
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt 
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 
 Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển 
vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao, 
nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông 
tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên 
đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin, đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ 
thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay 
là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc 
gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và 
thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá 
trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại. 
 Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực 
tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là 
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học và công 
nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải 
cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo 
kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác 
văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn 
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm 
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện 
tiên quyết trong quá trình hội nhập. 
 Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với 
những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt 
 2 Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại 
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt 
nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp 
những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và 
đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác văn thư của Viện nói 
riêng, của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước nói chung. 
 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài 
 Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp 
hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút 
được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu 
sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. 
 Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác 
văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được 
xuất bản như cuốn: 
 - Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ 
trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo 
dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và 
những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước; 
 - Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm Thanh (Nxb 
Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, 
cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy; 
 - Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh 
(Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo 
và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung; 
 - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông 
tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác 
văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người 
làm công tác văn thư lưu trữ; 
 3