Luận văn Quy trình ban hành Văn bản hành chính tại Ủy ban Nhân dân tỉnh Thanh Hóa

 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ 
 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 
 NGUYỄN THỊ MINH 
 QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN 
 HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN 
 TỈNH THANH HÓA 
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG 
 HÀ NỘI - 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ 
 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 
 NGUYỄN THỊ MINH 
 QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN 
 HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN 
 TỈNH THANH HÓA 
 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG 
 Chuyên ngành: Quản lý công 
 Mã số: 603404 03 
 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: 
 PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN 
 HÀ NỘI - 2016 LỜI CẢM ƠN 
 Tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến cô giáo 
PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân - ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn cho tôi 
trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này. 
 Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện 
Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quí báu, tạo điều kiện 
giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh 
nghiệm cho luận văn hoàn thành đƣợc thuận lợi. 
 Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng 
UBND tỉnh, đồng nghiệp trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh đã tạo điều 
kiện về mặt thời gian để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt 
nhất. Cảm ơn gia đình và bạn bè những ngƣời luôn ở bên và động viên, giúp 
đỡ tôi những lúc khó khăn. 
 Xin trân trọng cảm ơn! 
 Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2016 
 Nguyễn Thị Minh 
 LỜI CAM ĐOAN 
 Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết 
quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất 
kỳ công trình nào khác. 
 Tác giả 
 Nguyễn Thị Minh 
 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 
Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 
HĐND Hội đồng nhân dân 
UBND Ủy ban nhân dân 
VBHC Văn bản hành chính MỤC LỤC 
LỜI CAM ĐOAN 
LỜI CẢM ƠN 
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 
MỤC LỤC 
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN 
HÀNH CHÍNH ................................................................................................. 7 
 1.1. Khái quát về văn bản hành chính ............................................................ 7 
 1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính .......................................................... 7 
 1.1.2. Các loại văn bản hành chính ..........................................................10 
 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính .............16 
 1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh ...... 23 
 1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND 
 cấp tỉnh ......................................................................................................23 
 1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh .....26 
 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh ..........................27 
 1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính ............................................... 28 
 1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính ...28 
 1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính ..............................29 
 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản 
 hành chính tại UBND cấp tỉnh ..................................................................33 
 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành 
 văn bản hành chính ...................................................................................... 35 
 1.4.1 Các quy chế, quy định ......................................................................35 
 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức...............................................................35 1.4.3 Bộ máy làm việc ...............................................................................36 
 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất .....................................................................37 
 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin .........................................................37 
 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia 
 TCVN ISO 9001:2008 ...............................................................................38 
Tiểu kết Chƣơng 1 ..........................................................................................39 
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH 
CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA ...................................................41 
 2.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa ..................................................... 41 
 2.1.1. Điều kiện tự nhiên ...........................................................................41 
 2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội ................................................................43 
 2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa ..................................49 
 2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành 
 chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa ................................................................. 51 
 2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa ..............51 
 2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại 
 UBND tỉnh Thanh Hóa ..............................................................................54 
 2.3. Các lỗi thƣờng gặp trong quá trình ban hành văn bản hành chính ........... 60 
 2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lƣợng ban hành 
 văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa .......................................... 61 
 2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh 
 Hóa ............................................................................................................62 
 2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa ..67 
 2.5. Nhận xét chung ..................................................................................... 71 
 2.5.1. Về ưu điểm .......................................................................................72 
 2.5.2. Về một số tồn tại .............................................................................73 
 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại ......................................................74 Tiểu kết chƣơng 2 ...........................................................................................76 
Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN 
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA .....77 
 3.1. Cơ sở để đề xuất các giải pháp xây dựng Quy trình ban hành văn bản 
 hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ........................................ 77 
 3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần xây dựng một quy trình ban 
 hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ..............77 
 3.1.2. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến quy trình 
 ban hành văn bản hành chính ...................................................................78 
 3.2. Các giải pháp ........................................................................................ 79 
 3.2.1. Xây dựng lại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn 
 phòng UBND tỉnh Thanh Hóa ...................................................................79 
 3.2.2. Xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân 
 dân tỉnh Thanh Hóa ...................................................................................80 
 3.2.3. Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, 
 ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban 
 nhân dân tỉnh Thanh Hóa..........................................................................89 
 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình ban hành văn bản 
 hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành 
 và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa ......................90 
 3.2.5. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành 
 và quản lý văn bản hành chính..................................................................91 
 3.2.6. Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa .......92 
Tiểu kết chƣơng 3 ...........................................................................................94 
KẾT LUẬN .....................................................................................................95 
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................97 
PHỤ LỤC ......................................................................................................100 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 
Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa ..............................27 
Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại 
UBND tỉnh Thanh Hóa .....................................................................................55 
Biểu đồ 2.1 Tổng số văn bản hành chính theo các năm của UBND tỉnh Thanh 
Hóa ...................................................................................................................52 
Bảng 2.1. Thống kê số lượng ban hành văn bản từ năm 2012 đến 30/6/2016 
tại UBND tỉnh Thanh Hóa ...............................................................................53 
Bảng 2.2 Tỉ lệ văn bản mắc lỗi các năm từ 2012-30/6/2016. ..........................62 
Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính ......................................86 
Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính .......................................88 MỞ ĐẦU 
 1. Tính cấp thiết của đề tài 
 Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nƣớc, đồng thời với việc đổi mới 
về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang đƣợc tiến hành. Để đề ra 
các đƣờng lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nƣớc trong điều hành công 
việc không thể thiếu đƣợc công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay, 
việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng, 
đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng. 
 Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai 
trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động 
quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, 
tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nƣớc, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan 
từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ những phƣơng tiện chủ 
yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nƣớc 
không những là phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan 
hệ giữa cơ quan nhà nƣớc với nhau, và giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức, 
công dân, thể hiện phƣơng thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. 
 Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về 
phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc. Phía Nam 
giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình; 
phía Tây giáp với nƣớc CHDCND Lào, với đƣờng biên giới dài 192km; phía 
Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển. Diện tích tự nhiên là 
11.130km2; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng 
(gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phƣờng, thị trấn; dân số 
gần 3,5 triệu ngƣời, đứng thứ 3 cả nƣớc, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ 
Chí Minh. Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa đƣợc ví nhƣ một “Việt 
 1